Inför migreringen till det nya systemstödet

FörsäkringsGirot ansvarar för själva migreringen från COINS till det nya systemstödet. Flytten planeras mellan två rapporteringsperioder för att den löpande administrationen ska kunna fortsätta utan avbrott.

När det är dags för er migrering kontaktar vi er med datum, information och nästa steg.

Checklista inför flytt

När vi meddelar flyttdatum till kommer vi be om följande:

1. Utse kontaktperson och kontoadministratör

Meddela oss vem som är kontaktperson under migreringen och vem som ska vara kontoadministratör, KA, i det nya systemstödet.

Kontoadministratören får behörighet och ansvarar för att lägga till användare och tilldela roller och behörigheter efter migreringen.

2. Ladda upp aktuell pensionspolicy

Ladda upp er senaste pensionspolicy på Safepoint i Mitt Fgiro under Bilagor till kundtjänstärenden.

Vi stämmer av informationen mot de policyuppgifter vi har registrerade inför flytten.

3. Se över vilka som behöver behörighet

Identifiera vilka personer som behöver arbeta i det nya systemstödet och vilken typ av åtkomst de behöver.

Det kan exempelvis vara personer som arbetar med:

  • lönefiler
  • rapportering
  • sammanställning fakturor
  • ekonomi och bokföringsunderlag
  • administration och uppföljning.

Kontoadministratören lägger upp och administrerar behörigheterna i det nya systemstödet.

4. Delta i vår genomgång och uppstart

Inför er uppstart bjuder vi in kontoadministratören till genomgång i det nya systemstödet samt önskan att bjuda in kollegor och externa partners som arbetar i våra system.

Vi rekommenderar att personer som regelbundet kommer att arbeta i systemet deltar.

5. Informera berörda kollegor och partners

Sprid information om flytten till de personer som berörs, exempelvis kollegor inom HR, lön och ekonomi samt externa löne- eller redovisningspartners.

Så går flytten till

Före migreringen

Ni fortsätter arbeta enligt ordinarie rutin i COINS. FörsäkringsGirot förbereder samtidigt er uppsättning i det nya systemstödet och stämmer av nödvändig information inför flytten.

Sista månaden i COINS

Lönefilen skickas enligt ordinarie rutin och förändringsrapportering, bokföring, fakturor och betalningar hanteras som vanligt.

Månaden avslutas när rapporteringen är genomförd och bokföringsfilen har producerats samt laddats upp på Mitt Fgiro.

FörsäkringsGirot genomför migreringen

Efter den sista rapporteringsperioden flyttar FörsäkringsGirot över er information och uppsättning till det nya systemstödet.

Vi säkerställer bland annat att relevanta uppgifter, historik, pensionspolicy, kontoplan och mappningsregler finns tillgängliga i den nya miljön.

Efter migreringen

När flytten är klar fortsätter ni arbeta i det nya systemstödet.

Ni bjuds in till en genomgång vid uppstart. Därefter finns utbildningsmaterial med video, lathundar och instruktioner som stöd för både befintliga användare och framtida nya användare.

Utbildningsmaterialet finns på Mitt Fgiro under Hjälp

Första månaden i det nya systemstödet

Ni får tillgång till det nya systemstödet och lönefilen hanteras därefter i den nya miljön.

Den löpande administrationen, rapporteringen, bokföringen och fakturahanteringen fortsätter, men ni arbetar nu i det nya gränssnittet.